Pengertian Kantor, Fungsi, Tujuan, Unsur Dan Ciri - Ciri Serta Sarana Dan Akomodasi Kantor

Jika dihadapkan dengan kata ‘kantor’ maka hal pertama yang muncul di benak penulis ialah ruangan khusus orang – orang yang mempunyai kekuasaan atau pun kendali organisasi atau pun perusahaan. Ya, kantor memang merupakan ruangan atau pun tempat khusus yang dipakai oleh orang – orang yang mempunyai kendali atau pun kekuasaan dalam kegiatan pengendalian bidang organisasi tertentu.

Pengertian Kantor, Fungsi, Tujuan, Unsur dan Ciri - ciri serta Sarana dan Fasilitas Kantor

Ruang kantor biasanya mempunyai fungsi umum berupa tempat bekerja bagi personel perusahaan, dan fungsi khusus berupa tempat pengumpulan dan penyebaran warta organisasi, serta sebagai tempat penyimpanan dokumen organisasi yang aman. Besar – kecilnya ukuran ruangan kantor biasanya dipengaruhi oleh jumlah dan tingkat jabatan personil yang bekerja di kantor tersebut.

Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Ulbert Silalahi
Menurut Ulbert Silalahi, kantor merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan atau pun kegiatan ketatausahaan, yaitu berupa unit kerja yang terdiri dari ruangan, peralatan, dan pekerjanya.

Moekijat
Menurut Moekijat, pengertian kantor ialah sebuah tempat yang dipakai untuk melaksanakan atau pun mengejakan pekerjaan tertentu.

C. Denyer
Menurut C. Denyer, kantor sanggup berada di lokasi manapun dan sanggup disebut dengan istilah apa pun dimana kegiatan atau pun kegiatan pekerjaan sanggup dilaksanakan.

Prajudi Atmosudirdjo
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, pengertian kantor ialah kelembagaan yang terdiri dari beberapa unsur kantor menyerupai karyawan, personil, dan ketatausahaan yang diharapkan untuk mempermudah kiprah atau pun pekerjaan pimpinan.

wikipedia
Kantor (dari bahasa Belanda kantoor, sendirinya dari bahasa Perancis comptoir) ialah sebutan untuk tempat yang dipakai untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor sanggup hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi.[1] Kantor sering dibagi kepada dua jenis; kantor yang terbesar dan terpenting biasanya dijadikan kantor pusat, sedangkan kantor-kantor lainnya dinamakan kantor cabang.

Ruangan kantor

Tujuan utama lingkungan perkantoran ialah untuk mendukung penghuninya dalam pelaksanaan pekerjaan, dengan biaya serendah mungkin dan tingkat kepuasan setinggi mungkin. Mengingat beragamnya pekerja dan kiprah yang dikerjakan, tidaklah selalu gampang untuk menentukan ruang kantor yang cocok. Guna membantu pengambilan keputusan desain ruang kerja dan kantor, sanggup dibedakan tiga jenis ruang kantor:

1. ruangan kerja (work spaces)
2. ruangan pertemuan (meeting spaces)
3. ruangan pendukung (support spaces).

Perusahaan-perusahaan gres atau berkembang, kantor cabang jarak jauh, ruang-ruang proyek, sanggup dilayani oleh "Serviced Offices" (kantor yang mempunyai kemudahan pelayanan) sebagai pemecahan sederhana dan sanggup menyediakan semua jenis-jenis ruangan.

Ruangan kerja
Ruangan kerja dalam suatu kantor biasanya dipakai untuk melaksanakan pekerjaan kantor yang lazim, menyerupai membaca, menulis dan pekerjaan dengan komputer. Ada sembilan jenis generik ruangan kerja, masing-masing mendukung aktivitas-aktivitas yang berbeda.

Ruangan pertemuan
Ruangan pertemuan dalam sebuah kantor biasanya dipakai untuk proses interaktif, sanggup berupa percakapan singkat atau pertukaran pendapat brainstorm intensif. Ada enam jenis generik ruangan pertemuan, masing-masing mendukung aktivitas-aktivitas yang berbeda.

Ruangan pendukung
Ruangan pendukung dalam suatu kantor biasanya dipakai untuk kegiatan sekunder menyerupai pengarsipan dokumen atau beristirahat. Ada dua belas jenis generik ruangan pendukung, masing-masing mendukung aktivitas-aktivitas yang berbeda.

Gedung kantor

Kantor sanggup dibangun hampir di lokasi manapun dan dalam bangunan apapun, tetapi sejumlah persyaratan modern untuk perkantoran membuat hal ini lebih pelik. Persyaratan-persyaratan ini sanggup berlandaskan aturan (misalnya, tingkat penerangan harus memadai) atau teknis (misalnya, persyaratan untuk network komputer). Di samping itu, persyaratan lain menyerupai keamanan dan fleksibilitas tataruang (layout), mengakibatkan pembuatan bangunan-bangunan khusus yang hanya atau terutama dikhususkan untuk perkantoran. Suatu "gedung perkantoran" (office building, juga disebut office block atau "business center" merupakan suatu bentuk bangunan komersial dengan ruang-ruang yang khusus didesain untuk perkantoran. Banyak gedung kantor juga mempunyai kemudahan dapur dan kamar staf, di mana para pekerja sanggup makan atau beristirahat sejenak. Banyak ruang kantor kini juga merupakan ruang serviced office, yang berarti para penghuninya sanggup membuatkan ruangan dan fasilitas.

Sewa kantor dan toko

Harga sewa kantor dan toko biasanya dikutip dalam nilai uang per ruangan-lantai-waktu. Misalnya, harga sewa suatu ruangan sanggup bernilai $290 per square-meter–year ($290/m2·a) (atau $29/ft2·a), dan harga sewa di tempat itu sanggup berkisar antara $200/m2·a–$500/m2·a.

Di banyak negara, uang sewa biasanya dibayar per bulan meskipun umumnya dirundingkan dalam jangka waktu tahunan. Harga sewa kantor di Amerika Serikat masih dalam taraf pemulihan dari tingkat kekurangan penyewa yang parah selama resesi tahun 2008.

Grading

Building Owners and Managers Association (BOMA) mengklasifikasi ruangan kantor ke dalam tiga kategori: Class A, Class B, dan Class C.[4] Menurut BOMA, bangunan kantor Class A mempunyai "bangunan-bangunan yang paling bergengsi untuk pengguna kantor kelas premier (kelas utama) dengan harga sewa di atas rata-rata di tempat itu". BOMA mendefinisikan bangunan kantor Class B sebagai bangunan yang bersaing "untuk pengguna dalam jangkauan luas dengan kisaran harga sewa rata-rata di tempat itu". Menurut BOMA bangunan kantor Class C ditujukan terhadap "para tenant (penyewa) yang membutuhkan ruang fungsional dengan harga sewa di bawah rata-rata untuk tempat itu"

Tujuan Kantor

Tujuan ialah sasaran akhir/arah kegiatan organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai. Dengan kata lain, tujuan ialah sesuatu yang ingin dicapai oleh organisasi atau perusahaan. Merumuskan pecahan dari fungsi planning atau perencanaan dan merupakan langkah awal fungsi manajemen. Langkah-langkah untuk mencapai sasaran sanggup dilukiskan apabila tujuan telah diketahui dan dirumuskan secara tertulis. Rangkaian kegiatan ini disebut dengan planning, organizing, actuating, dan controlling.

Tujuan utama dari sebuah kegiatan perkantoran ialah :

1. Menerima Informasi
2. Mencatat Informasi
3. Memproses Informasi
4. Menyajikan Informasi
5. Merawat Aktiva

Kantor berfungsi sebagai suatu wadah atau tempat sekumpulan orang untuk melaksanakan kegiatan tatausaha terealisasi untuk memulai, membenahi, mengembangkan dan mengawasi kegiatan usaha.

Pada dikala ini fungsi manajemen perkantoran tidak hanya berkaitan dengan “pekerjaan-pekerjaan kertas (paper works)” dan “ketatausahaan (clerical works)”, namun terutama berkaitan dengan warta yang harus dikeluarkan secara sistematik semoga mempunyai kegunaan sebagai materi dalam pembuatan keputusan.

Manajemen perkantoran itu tidak hanya terlibat pada “gerakan” dalam bentuk arus data, tetapi juga perubahan-perubahan intern dan ekstern.

Efektivitas dan efisiensi dibentuk serta direncanakan dalam sebuah Planning/perencanaan. Perencanaan merupakan fungsi dasar keseluruhan proses manajemen. Dalam setiap organisasi, diharapkan kolaborasi antara individu untuk mencapai suatu tujuan.

Fungsi Kantor

Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya, yaitu mendapatkan informasi,merekam informasi,mengatur informasi,memberi warta dan melindungi aset/harta. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut mengenai beberapa fungsi kantor.

1.Menerima Informasi
salah satu fungsi kantor yang pertama ialah untuk mendapatkan segala macam bentuk  nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua laporan ihwal segala macam kegiatan bisnis. Selain mendapatkan warta yang masuk,kantor juga mempunyai fungsi untuk memperoleh warta secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.

2.Merekam Informasi
fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan warta semoga warta tersebut sanggup sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atua record semua warta harus disimpan untuk kepentingan aturan atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melaksanakan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.

3.Mengatur Informasi
Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah warta dengan cara yang sistematis semoga warta tersebut sanggup dimanfaatkan/digunakan  oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan warta dengan terperinci dan sanggup dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibentuk oleh pihak yang memakai warta atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.

4.Memberi Informasi
Kantor berfungsi untuk menunjukkan warta kepada pihak yang membutuhkan. Apabula pihak manajemen meminta informasi,kantor menunjukkan warta yang diharapkan berdasarkan data yang telah diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian warta yang disajikan sanggup bersifat rutin dan sebagian yang lain sanggup bersifat khusus atau insidental. Informasi juga sanggup diberikan secara mulut atau tertulis.

5.Melindungi Aset/Harta
Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga mempunyai fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor ialah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya bila dibatasi pada fungsi menerima,merekam,mengatur dan memberi warta saja. Kantor juga harus sanggup melindungi aset atau harta (informasi atau data),baik sempurna penyimpanannya, maupun isi dari warta atau data tersebut sehingga benar benar dipakai untuk kepentingan perusahaan dan warta tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.

Kegiatan kantor

Suatu kantor mempunyai aneka macam kegiatan yang berbeda antara satu kantor dengan kantor yang lainnya. Apabila suatu tujuan yang ingin dicapai suatu kantor semakin luas, maka akan semakin besar pula kegiatan yang akan dilakukan.

Kegiatan kantor pada umumnyya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang bekerjasama dengan perencanaan kantor (Office Planning), pengorganisasian kantor (Office Organizing), Pengarahan kantor (Office Actuating), serta pengawasan kantor (Office Controlling) yang sering disingkat dengan POAC. Untuk lebih jelasnya kita simak klarifikasi dibawah ini

A# Perencanaan kantor (Office planning)
Perencanaan kantor merupakan proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang menghipnotis tercapainnya tujuan suatu kantor.

Perencanaan tersebut mencakup :

1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan atau pencahayaan
4. Ventilasi
5. Perlengkapan perralatan dan perabotan kantor
6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. Anggaran (bugeting) perkantoran
8. Standar kualitas kerja
9. Sistem warta dan telekomunikasi

B#  Pengorganisasian kantor
Pengorganisasian kantor merupkan pengaturan aneka macam macam funggsi organisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut anatar lalin :

1. Pembagian kiprah dan pekerjaan yang berfngsi semoga lebih efiisien dalam organisasi atau instansi perusahaan.
2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan seluruh anggota kantor antara lalin dengan atasan ataupun bawahan.
3. Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, berdasarkan jenis pekerjaan untuk memudahkan keryawan dalam melaksanakan pekerjaan.

C# Pengarahan kantor (Office actuating)
Pengarahan ini bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengn sasaran dan sasaran yang telah ditentukan untuk membuat suatu lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Hal ini mencakup :

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan.
2. Penggunaan teknik yang efektif dalam menunjukkan motivasi terhadap bawahan.
3. Memberikan pertolongan kepada karyawan yangtelah menghadapi kesulitan untuk memecahkan duduk kasus dalam pekerjaan.
4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
5. Perancangan cara komunikasi karyawan, semoga komunikasi yang efektif antara karyawan dengan atasan sanggup berjalan sesuai tujuan dan lancar.
6. Menggunakan tolak ukur yang adil dalam menunjukkan upan atau ggaji kepada karyawan.

D# Pengawasan kantor (Office Controlling)
Pengawasan kantor merupakan kegiatan yang memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan sanggup berjalan sesuai planning atau target.

Objek pengawasan kantor, antara lain :

1. Penggnaan peralatan dan perabot kantor
2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. Kualitas suatu pekerjaan kantor
4. Waktu
5. Biaya yang dikeluarkan kantor

Sarana dan Fasilitas kerja Kantor

Uraian di atas telah menjelaskan bahwa kantor ialah keseluruhan ruang dalam sautu bangunan, yang mana di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata perjuangan atau kegiatan-kegiatan manajemen maupun kegiatan dinas lainnya.

Apabila pengertian ini dikembangan akan menjadi “perkantoran” yang mengandung arti “Kantor beserta semua sarana yang saling bekerjasama di dalamnya.”, contohnya lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor.

a) Lokasi kantor
Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan lokasi kantor

1. Faktor keamanan
2. Faktor lingkungan
3. Faktor harga

b) Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung

1. Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
2. Geduang yang mempunyai kemudahan yang memadahi
3. Harga gedung yang kompetitif

c) Peralatan
Terdapat dua macam peralatan kantor, antara lain

1. Perabot kantor (Office furniture), kursi, meja, almari,rak, laci-laci dan sebagainya. Perabotan ialah peralatan yang terbuat dari materi kayu , besi atau materi berpengaruh lainnya.
2. Perbekalan kantor (Office supplies), menyerupai kertas, pena, tinta printer, peralatan, dan habis pakai lainnya.

d) Interior
Interior merupakan tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja ruang kantor, contohnya penerangan, ventilasi, hiasan kantor dan plafon.

e) Mesin – mesin kantor
Dalam merencanakan kegiatan, suatu kantor harus memikirkan perencanaan mesin-mesin kantor  yang akan digunakan. Hal tersebut diubahsuaikan dengan mekanisme kerja, metode dan kebutuhan suatu kantor.

 Unsur-Unsur Kantor

Adapun unsur-unsur dari kantor yang diantaranya terdiri dari:

1. Gedung yang terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya.
2. Personil yang diantaranya terdiri dari seluruh orang yang ada hubungannya dengan organisasi yang terdapat di kantor, contohnya seperti: pimpinan, karyawan dan lain-lain.
3. Peralatan yang terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada dikantor.

Ciri-Ciri Kantor

Adapun ciri-ciri dari kantor yang diantaranya terdiri dari:

1. Sebagai alat untuk menyambung pancaindra dan juga ingatan pimpina organisasi.
2. Membantu pimpinan dalam merumuskan pekerjaan, metode kerja maupun penyederhanaan sistem manajemen.
3. Memabantu manajemen atau tata usah dalam mencapai targetnya.

Pencarian yang paling banyak dicari

• tujuan kantor
• fungsi kantor
• pengertian kantor berdasarkan para ahli
• ciri ciri kantor
• kegiatan kantor
• jenis kantor
• manfaat kantor
• pengertian manajemen kantor

Share this post